Amministrazione & Finanza
Fulcrum Administration & Finance Agent
Registra le fatture passive, emette quelle attive e riconcilia i movimenti, dentro il gestionale che usi già. Ogni scrittura è proposta all'amministrazione: nessun documento diventa definitivo senza approvazione.
L'amministrazione ricopia dati tutto il giorno
I documenti arrivano già digitali, ma il lavoro resta manuale. Ogni fattura passa da occhi umani per finire in una riga di prima nota.
Fatture passive da abbinare
Il documento arriva dallo SDI. Qualcuno cerca l'ordine e il DDT corrispondenti, controlla quantità e prezzi, poi registra a mano sul gestionale.
Ciclo attivo e incassi
Le fatture attive si preparano su richiesta, si inviano e poi si insegue il pagamento. Scadenzario e solleciti dipendono da chi si ricorda di guardarli.
Chiusure rincorse
La riconciliazione bancaria si fa a fine periodo. Le anomalie emergono durante la chiusura, quando il tempo per sistemarle è già finito.
Sei attività che l'agente svolge ogni giorno
Il Fulcrum Administration & Finance Agent lavora sui documenti e sui dati contabili che hai già. Per ogni attività è dichiarato cosa propone l'agente e cosa approva la persona.
Registrare le fatture passive
Legge la fattura elettronica, la abbina all'ordine e al DDT, verifica quantità, prezzi e aliquote e prepara la registrazione. Il contabile approva.
Emettere e inviare le fatture attive
Prepara la fattura dai dati di ordine o contratto, applica le regole di fatturazione elettronica e la trasmette tramite il tuo intermediario, dopo la conferma.
Riconciliare banca e scadenzario
Confronta i movimenti bancari con partite aperte e scadenze, propone gli abbinamenti e lascia in evidenza quelli incerti, con la motivazione.
Solleciti e comunicazioni
Prepara solleciti ai clienti e risposte ai fornitori sullo stato dei pagamenti, con i testi e le regole di escalation che imposti tu.
Controlli di coerenza prima della chiusura
Confronta registrazioni, anagrafiche e storico e segnala doppioni, aliquote anomale, importi fuori range e documenti mancanti prima della chiusura mensile.
Estrazioni per il controllo di gestione
Prepara le estrazioni ricorrenti che oggi qualcuno costruisce a mano: scaduto, marginalità per commessa, spesa per fornitore, nei formati che usi.
Dentro i sistemi che usi già
Sistemi
ERP e gestionali contabili diffusi in Italia. Intermediario SDI per la fatturazione elettronica. Home banking e flussi CBI, PEC ed email dell'amministrazione.
Dati
L'agente legge fatture, ordini, DDT, anagrafiche, partite aperte e movimenti bancari. Sui conti bancari lavora in sola lettura dove il sistema lo consente. Scrive registrazioni e documenti solo dove gli dai il permesso.
Human-in-the-loop
Una persona approva prima che l'azione diventi definitiva. L'agente propone, il contabile conferma. Le soglie di importo le definisci tu; nella fase iniziale nessuna scrittura è definitiva senza conferma.
Governance
Ogni proposta e ogni scrittura lasciano un log: documento di origine, dati letti, regola applicata, chi ha approvato. Permessi per ruolo e tracciabilità per il revisore.
Il ciclo passivo, prima e dopo
È uno scenario costruito su un processo ricorrente, non un caso cliente. Nessun numero: i tempi si misurano sui tuoi volumi in assessment.
Scenario tipo
Fatture fornitori in una PMI di distribuzione
Non è un caso cliente.
Oggi
- La fattura arriva dallo SDI e l'addetto cerca ordine e DDT
- Controlla riga per riga e chiede conferma al magazzino quando i numeri non tornano
- Registra a mano sul gestionale
Con l'agente
- L'agente abbina la fattura a ordine e DDT e verifica quantità, prezzi e aliquote
- Prepara la registrazione e mette in coda solo le eccezioni, con la motivazione
- Il contabile approva e la scrittura entra sul gestionale
KPI che misuriamo in assessment
- Tempo di lavorazione per fattura passiva
- Quota di fatture registrate senza intervento, misurata sui tuoi documenti
- Giorni necessari alla chiusura mensile
- Tempi medi di incasso sulle partite gestite dall'agente
Nessun valore promesso: si misurano in assessment.
Per chi governa amministrazione e finanza
L'agente serve dove i documenti sono tanti e il processo è ripetitivo, e dove l'amministrazione lavora sempre a ridosso delle scadenze.
Funzioni
- CFO e direzione amministrativa
- Amministrazione, ciclo attivo e ciclo passivo
- Controllo di gestione
- Tesoreria e credito
Settori
- Manifatturiero
- Distribuzione e Consumer Goods & Retail
- Professional Services
- Financial Services
PMI dai 50 dipendenti e mid-market fino a 1000, con volumi documentali alti.
Quando non ha senso
Se i volumi sono bassi e il gestionale non espone API né export utilizzabili, l'automazione costa più di quanto rende: te lo diciamo prima.
Fiducia e sicurezza
Dati contabili e bancari, con tracciabilità
Sui dati bancari l'agente lavora in sola lettura dove il sistema lo consente. Ogni scrittura proposta è registrata con la fonte e con chi l'ha approvata, così il percorso resta ricostruibile. Commercialista e revisore restano il punto di controllo contabile.
Domande che ci fanno prima della demo
Si integra con il nostro gestionale?
Dipende da come apre i dati. Se il gestionale espone API o export strutturati, l'agente ci lavora. In assessment verifichiamo lettura e scrittura su ciclo attivo, ciclo passivo e anagrafiche, prima di qualunque preventivo.
Chi risponde di un errore di registrazione?
Chi approva. L'agente propone la scrittura con il documento di origine e la regola applicata; la conferma resta al contabile. Il log permette di ricostruire ogni passaggio. La responsabilità contabile e fiscale non cambia titolare.
Funziona con la fatturazione elettronica italiana?
Sì, lavorando con il tuo intermediario SDI. L'agente legge le fatture ricevute in formato elettronico e prepara quelle attive secondo le regole che applichi oggi. La trasmissione avviene dopo la conferma.
Sostituisce il commercialista?
No. L'agente toglie il lavoro di trascrizione e di controllo ripetitivo. Interpretazione fiscale, bilancio e adempimenti che richiedono un professionista restano al commercialista, che continua a vedere gli stessi dati con più ordine.
Lo facciamo già con ChatGPT. Che differenza c'è?
Una chat generica legge un documento e ti risponde. Il Fulcrum Administration & Finance Agent abbina la fattura all'ordine, scrive sul gestionale dopo approvazione, rispetta le soglie e lascia un log. È lavoro svolto, non testo prodotto.
Quanto tempo serve per partire e chi lo mantiene?
Il primo passo è una call, poi l'assessment su processi, dati e sistemi. Le durate dipendono dai tuoi volumi e dalle integrazioni: le stimiamo lì, non prima. La manutenzione resta alla stessa squadra che costruisce l'agente.
Vediamo l'agente sulle tue fatture
In demo partiamo da un tuo processo reale: un ciclo passivo o una riconciliazione bancaria.